展示会を行うには?会場の選び方

展示会の内容や規模はさまざまです。テーマや展示内容によって、国内外から多数の出展を募る万国博覧会やモーターショーなど、大規模展示会場で開催される展示会もあれば、会議室の一室で関係者のみで開催される小規模な展示会もあります。展示会を開催するには、まず目的や規模に応じた会場を開催する日数分確保しなければなりません。出展数が多い場合や展示物が大きい場合などは搬入搬出や事前準備、撤収に時間がかかるため、開催日前後に搬入搬出日を設ける必要があります。会場が決まったら、展示物や出展数、来場者導線などを考慮して会場レイアウトを決めましょう。

展示会の運営方法は?

展示会は多くの来場者に展示を見てもらうために開催するものです。したがって、事前に告知を行い、展示会が開催されることを広く認知してもらうようにしましょう。さらに、当日は来場者が会場にアクセスしやすいように、最寄りの交通機関に会場の案内を掲示したり、スタッフを配置して誘導したりすると良いでしょう。

会場には、受付を設置し、招待客や一般客、関係者などの別によって受付方法を変えるなどして来場者種別を明確にしておくと、後々のフォローアップに役立ちます。会場内には出展内容やレイアウトなどが一目でわかるような図を掲示しておくと、来場者が目当ての展示に行きやすくなります。また、会場が狭い場合などはあらかじめ順路を決めて、一方通行にするなど来場者導線に配慮すると、スムーズな流れができます。

展示会の施工は、会場の規模や目的によりますが、設計事務所や運送会社、工務店など様々な分野の法人の協力のもとで行われています。